Kodėl popieriniai lapeliai nebėra geriausias sprendimas
Prisimenu laikotarpį, kai mano darbo stalas atrodė kaip spalvotų lipnių lapelių paroda. Kiekvienas lapukas reiškė kokią nors užduotį, priminimą ar idėją. Problema buvo ta, kad tie lapeliai nuolat krito, prasimaišydavo tarp dokumentų, o kartais tiesiog išblukdavo saulėje. Dar blogiau – kai turėjau būti ne biure, visos tos užduotys tiesiog liko ten, ant stalo, niekam nereikalingos.
Skaitmeninė užduočių dėžutė iš esmės pakeitė šitą chaosą. Ne todėl, kad būtų kokia magija, o todėl, kad viskas yra vienoje vietoje, visada pasiekiama ir – svarbiausia – organizuota taip, kaip tau reikia. Tačiau pats įrankis nereiškia automatinio produktyvumo šuolio. Reikia suprasti, kaip jį tinkamai naudoti.
Pirmieji žingsniai kuriant veiksmingą sistemą
Kai pirmą kartą atsidari bet kurią užduočių valdymo programėlę, gali pasijusti kaip prieš tuščią sąsiuvinį – daug galimybių, bet nežinai, nuo ko pradėti. Svarbiausia čia nesusižavėti visomis funkcijomis iš karto ir nepradėti kurti per sudėtingos sistemos.
Pradėk nuo paprasto: sukurk keletą pagrindinių kategorijų arba projektų. Pavyzdžiui, „Darbas”, „Namai”, „Asmeniniai reikalai”. Jei dirbi kelis projektus vienu metu, kiekvienas projektas gali būti atskira kategorija. Nesistenkite iš karto sukurti idealios struktūros – ji formuosis naudojant sistemą.
Kai įvedate užduotį, būkite konkretūs. Vietoj „Susitvarkyti su ataskaita” geriau rašyti „Surinkti praėjusio ketvirčio pardavimų duomenis ataskaitai”. Matote skirtumą? Antrasis variantas iš karto sako, ką tiksliai reikia daryti, o tai reiškia mažesnę tikimybę atidėlioti.
Prioritetų nustatymas: ne viskas yra skubu ir svarbu
Viena didžiausių klaidų, kurią mačiau žmonėms darant, – žymėti viską kaip „skubų” arba „svarbų”. Jei viskas svarbu, tai nieko nėra svarbu. Čia praverčia Eisenhowerio matrica, kurią galima lengvai pritaikyti skaitmeninėje sistemoje.
Užduotys skirstomos į keturias kategorijas: svarbios ir skubios (daryk dabar), svarbios bet neskubios (suplanuok), neskubios bet skubios (galbūt delegavimui), nei svarbios nei skubios (apsvarstyti, ar iš viso reikia daryti). Daugelis užduočių valdymo programėlių leidžia naudoti žymes, spalvas ar prioritetų lygius – panaudokite tai šiai sistemai.
Praktiškai tai atrodo taip: kai įvedate naują užduotį, sustokite sekundei ir pagalvokite – ar tai tikrai reikia padaryti šiandien? Ar tai artina prie svarbių tikslų? Jei atsakymas „ne”, greičiausiai tai patenka į žemesnio prioriteto kategoriją. Ir tai visiškai gerai – ne viską reikia padaryti šią savaitę.
Laiko blokų ir terminų strategija
Terminas be konkretaus laiko bloko yra tik linkėjimas. Pastebėjau, kad užduotys su nustatytu terminu, bet be skirto laiko juos atlikti, dažniausiai lieka nepadarytos iki paskutinės minutės. Skaitmeninė sistema čia gali labai padėti, jei ją sujungsite su kalendoriumi.
Kai nustatote terminą užduočiai, iš karto pagalvokite: kada konkrečiai sėdėsite ir tai darysite? Jei tai užtruks valandą, ar turite tą valandą savo kalendoriuje? Jei ne, užduotis tikriausiai nebus atlikta laiku. Kai kurios programėlės leidžia tiesiogiai užduotis paversti kalendoriaus įvykiais – naudokite šią funkciją.
Dar vienas naudingas metodas – grupuoti panašias užduotis. Jei turite keletą skambučių atlikti, nustatykite vieną laiko bloką visiems skambučiams. Jei reikia parašyti kelis el. laiškus, padarykite tai vienu metu. Tokia konteksto perjungimo mažinimas labai padidina efektyvumą, o skaitmeninė sistema leidžia lengvai matyti, kurias užduotis galima grupuoti.
Pasikartojančių užduočių automatizavimas
Vienas didžiausių skaitmeninių sistemų privalumų – galimybė nustatyti pasikartojančias užduotis. Jei kas savaitę reikia parengti susirinkimo darbotvarkę arba kas mėnesį pateikti ataskaitą, nereikia kiekvieną kartą to įvedinėti iš naujo.
Tačiau čia slypi ir spąstai. Mačiau žmonių, kurių užduočių sąrašai buvo perpildyti automatiškai besikuriančių pasikartojančių užduočių, kurios iš tikrųjų jau nebuvo aktualios. Kas ketvirtį peržiūrėkite savo pasikartojančias užduotis ir paklauskite savęs: ar tai vis dar reikia daryti? Ar tai vis dar reikia daryti taip dažnai?
Nustatydami pasikartojančią užduotį, būkite tikslūs su dažnumu. Jei tai reikia daryti kiekvieną pirmadienį, nustatykite būtent pirmadienį, o ne „kas savaitę” nuo šiandienos. Taip išvengsite situacijos, kai užduotis pamažu „slankioja” per savaitę ir galiausiai atsiduria ne tame laike, kai jos reikia.
Kontekstų ir žymių galia
Daugelis žmonių neišnaudoja kontekstų ar žymių funkcionalumo, nors tai vienas galingiausių organizavimo įrankių. Kontekstas – tai aplinkybės, kuriomis galite atlikti užduotį. Pavyzdžiui: „Kompiuteris”, „Telefonas”, „Namai”, „Biuras”, „Parduotuvė”.
Kodėl tai svarbu? Nes kai esate tam tikroje situacijoje, galite iš karto pamatyti visas užduotis, kurias galite atlikti. Jei esate parduotuvėje, pažiūrėkite į užduotis su žyme „Parduotuvė” – galbūt be pieno dar reikia nusipirkti tą biuro reikmenį, apie kurį būtumėte užmiršę.
Aš asmeniškai naudoju ir energijos lygio žymes: „Didelis susikaupimas”, „Vidutinis”, „Mažas”. Kai jaučiuosi energingas ir susikaupęs, žiūriu į sudėtingas užduotis. Kai energija žemesnė, renkuosi paprastesnius dalykus. Tai padeda išvengti situacijos, kai geriausias dienos laikas prabėga atsakinėjant į nesvarbiausius el. laiškus.
Savaitinė peržiūra: sistema, kuri išlaiko sistemą veikiančią
Geriausias įrankis pasaulyje neveiks, jei jo nenaudosite nuosekliai. Čia į pagalbą ateina savaitinė peržiūra – įprotis, kuris užtikrina, kad jūsų skaitmeninė užduočių dėžutė atspindi realybę.
Kas savaitę (aš tai darau penktadienio popietę) skirkite 20-30 minučių peržiūrėti viską. Pažymėkite užbaigtas užduotis, pašalinkite nebeaktualias, patikslinkite prioritetus, pasižiūrėkite į ateinančią savaitę ir įsitikinkite, kad svarbiausiems dalykams yra skirtas laikas kalendoriuje.
Ši peržiūra taip pat yra puiki proga pagalvoti apie didesnį vaizdą. Ar užduotys, kurias darote, tikrai artina prie svarbiausių tikslų? Ar nėra kažko svarbaus, ko dar neįtraukėte į sistemą? Ar galbūt kai kurie projektai gali būti atidėti ar net atšaukti?
Nepraleiskite šios savaitinės peržiūros. Tai kaip automobilių techninė priežiūra – gali atrodyti, kad galima ir be jos, bet ilgalaikėje perspektyvoje tai užtikrina, kad viskas veikia sklandžiai.
Kai sistema tampa gyvenimo būdu, o ne našta
Pradėjus naudoti skaitmeninę užduočių valdymo sistemą, pirmąsias savaites gali atrodyti, kad tai dar viena užduotis sąraše. Tačiau kai sistema tampa įpročiu, ji virsta ne našta, o palengvėjimu. Nebereikia laikyti visko galvoje, nebereikia baimintis, kad kažką pamiršite, nebereikia jausti tos nuolatinės įtampos.
Svarbu rasti pusiausvyrą tarp struktūros ir lankstumo. Sistema turi jums tarnauti, o ne atvirkščiai. Jei pastebite, kad praleidžiate daugiau laiko organizuodami užduotis nei jas darydami, sustokite ir supaprastinkite. Galbūt per daug kategorijų, per daug žymių, per daug sudėtingumo.
Taip pat nepamirškite, kad ne viską reikia įtraukti į sistemą. Smulkūs, akimirksniu atliekami dalykai (mažiau nei dvi minutės) – tiesiog padarykite juos iš karto. Jei įvedimas į sistemą užtrunka ilgiau nei pati užduotis, tai nėra efektyvu.
Skaitmeninė užduočių dėžutė – tai ne magiškas produktyvumo sprendimas, bet gerai naudojama, ji tampa patikimu partneriu organizuojant gyvenimą ir darbą. Pradėkite paprastai, eksperimentuokite, raskite, kas jums veikia, ir nepamirškite reguliariai peržiūrėti bei koreguoti. Produktyvumas nėra tikslas pats savaime – tai įrankis, padedantis turėti daugiau laiko tam, kas iš tikrųjų svarbu.
