Kodėl verta pamiršti nuobodžius susirinkimus
Įsivaizduokite tokią sceną: jūs ruošiatės pranešti komandai apie svarbius pokyčius organizacijoje. Galbūt tai nauja strategija, restruktūrizacija ar net nemaloni žinia apie biudžeto mažinimą. Įeinate į susirinkimų kambarį su PowerPoint skaidrėmis, kuriose pilna skaičių ir biurokratinių formuluočių. Po penkių minučių matote, kaip pusė komandos slapta tikrina telefonus, o kita pusė žvelgia pro langą su stiklinio žvilgsnio išraiška.
Skamba pažįstama? Tai klasikinis pavyzdys, kaip neturėtų atrodyti svarbių naujienų pristatymas. Problema ta, kad mes vis dar laikomės sovietmečio laikų susirinkimų tradicijų, kai informacija buvo perteikiama sausai, oficialiai ir be jokios emocijos. Bet laikai pasikeitė, o kartu su jais turėtų keistis ir mūsų komunikacijos būdai.
Teatralizuoti pristatymo metodai – tai ne apie tai, kad reikia užsimauti kostiumą ir pradėti deklamuoti Šekspyrą. Tai apie tai, kaip panaudoti pasakojimo meną, emocijas, vizualines priemones ir dramaturgiją, kad jūsų žinia ne tik pasiektų klausytojų ausis, bet ir įstrigt jų atmintyje bei širdyse.
Pasakojimo galia: kodėl smegenys myli istorijas
Žmonės per tūkstantmečius mokėsi ir perteikė informaciją per pasakojimus. Mūsų smegenys tiesiog sukurtos apdoroti informaciją istorijų forma – tai evoliucijos dovana, kuri padėjo mūsų protėviams išgyventi ir perduoti svarbią patirtį. Kai klausomės gerai papasakotos istorijos, mūsų smegenyse aktyvuojasi ne tik kalbos suvokimo centrai, bet ir visi tie regionai, kurie būtų aktyvūs, jei patys išgyventume tą patirtį.
Štai kodėl vietoj sauso fakto „Šiais metais įmonės apyvarta sumažėjo 15 procentų” galite pasakyti: „Prieš metus Petras iš pardavimų skyriaus šventė rekordinį sandorį su didžiausiu mūsų klientu. Šiandien tas pats klientas paskambino ir pranešė, kad dėl ekonominės situacijos mažina užsakymus perpus. Tai ne tik Petro istorija – tai mūsų visų realybė, su kuria turime susidoroti.”
Jaučiate skirtumą? Antrasis variantas sukuria vaizdą, emociją, personalizuoja problemą. Tai teatralizuoto pristatymo esmė – paversti sausus faktus gyva, kvėpuojančia istorija.
Kaip sukonstruoti pasakojimą aplink jūsų žinią
Kiekviena gera istorija turi klasikinę struktūrą: pradžią, konfliktą ir užbaigtuvę. Pritaikykite šią formulę savo pristatymui:
Pradžia – nustatykite kontekstą. Kur buvome? Kokia buvo situacija? Čia galite panaudoti nostalgiją, prisiminti bendrus laimėjimus ar iššūkius.
Konfliktas – štai čia ir ateina jūsų naujienų esmė. Kas pasikeitė? Kokia problema iškilo? Kokį iššūkį dabar susiduriame? Nebijokite sukurti įtampos – tai laiko dėmesį.
Užbaigtuvė – sprendimas, planas, viltis. Net jei naujienos nelabai malonios, visada turi būti kelias į priekį. Tai jūsų trečiasis veiksmas, kuriame komanda supranta, ką dabar daryti.
Erdvė ir scenografija: kaip aplinka formuoja žinią
Teatre scenografija nėra tik gražus fonas – ji kuria nuotaiką, sustiprina istoriją ir padeda žiūrovams įsigilinti. Tas pats principas veikia ir jūsų pristatymuose. Kur ir kaip pristatote informaciją, gali būti net svarbiau už tai, ką sakote.
Jei turite pranešti apie rimtus pokyčius, galbūt verta išeiti iš įprasto susirinkimų kambario. Vienas mano pažįstamas vadovas, kai reikėjo pranešti apie įmonės krypties pasikeitimą, suorganizavo susitikimą… lauke, prie ežero. Žmonės buvo išmušti iš įprastų vėžių, o nauja aplinka padėjo jiems atvirai priimti naujas idėjas.
Žinoma, ne visada turite galimybę keisti vietą kardinaliai. Bet net mažos detalės turi reikšmės:
– Išdėstykite kėdes kitaip nei įprastai – gal ratu, o ne eilėmis
– Pritamsinkite šviesas ir naudokite šviesos akcentus svarbiems momentams
– Pastatykite ant stalo fizinį objektą, kuris simbolizuoja jūsų žinią
– Panaudokite flipchartą ar lentą vietoj skaidrių – tai sukuria spontaniškumo įspūdį
Viena marketingo agentūra, pranešdama apie naują klientą iš sporto industrijos, susirinkimo kambaryje išdėstė sporto įrangą ir paprašė visų ateiti sportiniais drabužiais. Tai ne tik sukūrė energingą atmosferą, bet ir padėjo komandai iš karto pajusti naują projektą.
Balsas, pauzės ir tempas: muzikalumas komunikacijoje
Geri aktoriai žino, kad ne tik žodžiai svarbūs, bet ir kaip juos tariame. Jūsų balsas yra instrumentas, kurį galite naudoti kurdami įtampą, pabrėždami svarbias mintis ar sukurdami artumą su auditorija.
Pauzės – tai viena galingiausių priemonių. Kai norite, kad svarbi mintis tikrai pasiektų klausytojus, pasakykite ją ir… nutilkite. Leiskite žmonėms suvirškinti informaciją. Daugelis vadovų bijo tylos ir skuba užpildyti ją papildomomis frazėmis, bet būtent toje tyloje ir vyksta tikrasis suvokimas.
Tempo keitimas padeda išlaikyti dėmesį. Kalbėkite greičiau, kai perteikiate energingą, optimistinę informaciją. Sulėtinkite, kai norite pabrėžti rimtumą ar svarbą. Monotoniškas tempas – greičiausias kelias į tai, kad žmonės pradės snausti.
Garsumo moduliacija – ne, jums nereikia šaukti (nebent tai dramatinis efektas). Bet kartais sumažinus balsą iki šnabždesio, žmonės iš tikrųjų labiau įsiklauso. Bandykite – kai norite pasakyti kažką tikrai svarbaus, pasilenkite į priekį ir prakalbėkite tyliau. Pamatysite, kaip visa auditorija pasilenkia arčiau.
Vizualiniai efektai be PowerPoint nuobodulio
Teatre vizualiniai elementai papildo istoriją, o ne konkuruoja su ja. Deja, daugelis pristatymų virsta skaidrių skaitymo sesijomis, kur pranešėjas tiesiog kartoja tai, kas parašyta ekrane. Tai ne pristatymas – tai kolektyvinė skaitymo pamoka.
Jei jau naudojate skaidres, taikykite 10-20-30 taisyklę: ne daugiau kaip 10 skaidrių, ne ilgiau kaip 20 minučių, šrifto dydis ne mažesnis nei 30. Bet dar geriau – pamirškite tradicines skaidres ir pamąstykite apie kitus vizualinius sprendimus.
Vienas inovatyvus vadovas, pristatydamas metinę ataskaitą, vietoj skaidrių naudojo didelį popieriaus ritinį, ant kurio tiesiogiai piešė grafikus ir schemas kalbėdamas. Tai buvo gyvai, autentiškai ir daug įsimintiniau nei bet kokios animuotos skaidrės.
Kiti įdomūs vizualiniai metodai:
– Fiziniai objektai – jei kalbate apie augimą, atneškite augalą. Jei apie kliūtis – statykite tikrą sieną iš dėžių.
– Infografikų plakatai ant sienų – žmonės gali prie jų prieiti ir geriau apžiūrėti
– Video įrašai – trumpi, emocionalūs klipai (ne ilgesnės nei 2 minutės)
– Gyvos demonstracijos – parodykite, o ne tik papasakokite
Įtraukite auditoriją į spektaklį
Geriausiuose teatruose ketvirtoji siena tarp aktorių ir žiūrovų kartais griūva. Auditorija tampa dalimi veiksmo. Tas pats principas veikia ir pristatymuose – kuo labiau įtraukiate savo komandą, tuo geriau jie prisimins ir priims jūsų žinią.
Štai keletas būdų, kaip tai padaryti:
Užduokite klausimus – ir ne retorinius. Tikrus klausimus, į kuriuos tikitės atsakymų. „Kas iš jūsų pastebėjo, kad paskutinį mėnesį padaugėjo klientų skundų?” Leiskite žmonėms pakelti rankas, pasidalinti mintimis.
Suskirstykite į grupes – po svarbios informacijos dalies, duokite 5 minutes mažoms grupelėms aptarti, ką tai reiškia jų kasdieniam darbui. Paskui paprašykite pasidalinti išvadomis.
Vaidmenų žaidimas – jei pristatote naują klientų aptarnavimo procedūrą, paprašykite dviejų savanorių ją „suvaidinti”. Vienas – klientas, kitas – darbuotojas. Tai ne tik įdomu, bet ir padeda iš karto pamatyti praktinius iššūkius.
Fizinis dalyvavimas – paprašykite žmonių pakilti, persikelti į kitą vietą, atlikti paprastą veiksmą. Fizinis judėjimas padeda išlaikyti dėmesį ir sustiprina atminties įsirėžimą.
Viena įmonė, pristatydama naują organizacinę struktūrą, paprašė visų darbuotojų fiziškai persigrupuoti pagal naujus skyrius ir komandas. Žmonės turėjo judėti po kambarį, ieškoti savo naujų kolegų, sustojauti kartu. Tai buvo šiek tiek chaotiška, bet visi akimirksniu suprato naują struktūrą – daug geriau nei bet koks organizacinis grafikas.
Emocinis autentiškumas: kai vadovas tampa žmogumi
Teatre aktoriai mokomi „gyventi” scenoje, būti autentiški savo emocijose. Paradoksalu, bet būti tikram scenoje reikia daug darbo ir praktikos. Tas pats galioja ir pristatymams – žmonės jaučia, kai jūs tikras, ir jaučia, kai vaidinate.
Jei naujienos sunkios, nebijokite tai pripažinti. „Žinau, kad tai, ką dabar pasakysiu, nėra tai, ko norėtumėte išgirsti. Man pačiam sunku tai pranešti.” Tokia paprasta frazė iš karto sukuria ryšį ir pasitikėjimą.
Jei esate susijaudinęs dėl naujų galimybių, leiskite tam entuziazmu pasireikšti. Nenuslopinkite savo emocijų bandydami atrodyti „profesionaliai”. Žmonės nori dirbti su žmonėmis, ne su robotais.
Asmeninės istorijos – tai galingas įrankis. Pasidalinkite, kaip ši žinia paveikė jus asmeniškai. Gal ir jums teko keisti planus? Gal ir jūs iš pradžių buvote skeptiškas, bet paskui supratote galimybes? Tokios istorijos humanizuoja jus ir padeda komandai jaustis ne vienai.
Vienas CEO, pranešdamas apie įmonės pardavimą, pradėjo pasakodamas, kaip prieš 15 metų jis pats pradėjo dirbti toje įmonėje paprastu darbuotoju. Kaip įmonė tapo jo antrais namais. Ir kaip dabar, priimant šį sprendimą, jis jaučiasi tarsi atsisveikintų su dalimi savęs. Žmonės matė jo autentiškas emocijas – ir tai padėjo jiems priimti sudėtingą žinią.
Kai užuolaida nusileidžia: kaip užbaigti įsimintinai
Teatre paskutinė scena dažnai būna stipriausia – ji palieka žiūrovus su emocijomis ir mintimis, kurias jie neša namo. Jūsų pristatymo pabaiga turi tą patį efektą. Žmonės labiausiai prisimena tai, ką išgirsta paskutinę, todėl nepraradinkite galimybės.
Blogiausia, ką galite padaryti – tiesiog pasakyti „Na, tai viskas, grįžkime prie darbo” ir išeiti. Tai kaip filmas, kuris staiga nutrūksta viduryje scenos. Jums reikia tikro užbaigimo, kuris:
Apibendrins pagrindinę žinią – ne visas detales, tik esmę. Viena sakiniu: „Taigi, mes keičiame kryptį, ir tai reiškia naujas galimybes kiekvienam iš mūsų.”
Duos aiškų veiksmų planą – kas nutiks toliau? Kokie yra kiti žingsniai? Kada susitiksite vėl? Žmonės nori žinoti, kad yra planas, net jei visų detalių dar nėra.
Įkvėps ir suteiks vilties – net jei naujienos sudėtingos, pabaiga turi būti orientuota į ateitį. „Žinau, kad mums laukia iššūkių, bet jei kas nors gali tai padaryti – tai mes. Jau ne kartą įrodėme, kad esame stiprūs kartu.”
Pakvies į dialogą – pristatymas neturėtų būti monologas. Pabaigoje pasakykite: „Dabar noriu išgirsti jus. Kokios mintys? Kokie klausimai? Kas jus neramina?” Ir tikrai klausykitės atsakymų.
Vienas vadovas, pristatęs sudėtingą restruktūrizacijos planą, užbaigė taip: paėmė didelę dėlionės dėžę, išbėrė visas detales ant stalo ir pasakė: „Štai kaip dabar jaučiasi mūsų situacija – daug atskirų dalių. Bet aš žinau, kad kartu mes sudėsime šią dėlionę ir pamatysime gražų vaizdą. Pradėkime nuo kampų.” Paskui jis pakvietė visus prie stalo ir kartu pradėjo dėlioti dėlionę, kalbėdamiesi apie planus. Tai buvo ne tik simboliška – tai sukūrė bendrystės jausmą ir pavertė pristatymą bendru darbu.
Teatralizuoti metodai – tai ne apie dirbtinumą ar manipuliaciją. Tai apie tai, kaip panaudoti tūkstantmečiais išbandytas pasakojimo ir komunikacijos technikas, kad jūsų žinia būtų išgirsta, suprasta ir priimta. Kai kita kartą turėsite pranešti svarbias naujienas komandai, nepagalvokite apie tai kaip apie susirinkimą. Pagalvokite apie tai kaip apie spektaklį, kuriame jūs – režisierius ir pagrindinis aktorius, o jūsų komanda – ne tik žiūrovai, bet ir dalyviai. Sukurkite patirtį, kuri paliks įspūdį, įkvėps veikti ir bus prisiminta dar ilgai po to, kai užgesins šviesas.
