Kodėl teatras ir verslo komunikacija – puiki komanda?
Pažvelkime tiesiai į akis – dar vienas nuobodus pranešimas elektroninio pašto dėžutėje ar monotoniškas susirinkimas tiesiog nebeveikia. Žmonės yra užversti informacija, jų dėmesys trunka sekundes, o svarbios naujienos dažnai paskęsta kasdienybės triukšme. Čia ir prasideda teatrinių priemonių magija.
Teatras jau tūkstantmečius moka pasakoti istorijas taip, kad žmonės klausytųsi užgniaužę kvapą. Šios technikos veikia ne todėl, kad jos „gražios” ar „kūrybiškos” – jos veikia, nes kreipiasi į tai, kaip mūsų smegenys iš tikrųjų priima ir įsimena informaciją. Emocijos, vizualiniai įspūdžiai, netikėtumas, drama – visa tai padaro žinią ne tik išgirstą, bet ir pajustą.
Komunikacijos specialistams, kurie nori, kad jų pranešimai tikrai pasiektų adresatus ir paskatintų veikti, teatrinės priemonės tampa ne priedėliu, o būtinybe. Ir ne, jums nereikia baigti dramos mokyklos ar samdyti profesionalių aktorių kiekvienam pranešimui. Reikia tik suprasti keletą pagrindinių principų ir drąsos juos pritaikyti.
Dramaturgijos pagrindai: kaip sukonstruoti žinią, kuri pagriebia
Kiekviena gera pjesė turi aiškią struktūrą – įžangą, konfliktą, kulminaciją ir išsisprendimą. Jūsų svarbios naujienos turėtų sekti tą patį kelią. Tik pamirškite sausą „Gerbiami kolegos, informuojame…” pradžią.
Pradėkite nuo kabluko. Teatre tai vadinama „inciting incident” – momentu, kuris iškart patraukia dėmesį ir verčia žiūrovą nusilenkt pirmyn. Pavyzdžiui, jei reikia pranešti apie organizacijos restruktūrizaciją, nepradėkite nuo organizacinės schemos. Pradėkite nuo klausimo: „Ar kada nors jautėtės, kad dirbate dvigubai sunkiau, bet rezultatai vis tiek neatitinka lūkesčių?” Štai jūsų kablys.
Toliau – sukurkite įtampą. Teatre tai konfliktas tarp to, ko nori personažas, ir kliūčių, kurios jam trukdo. Jūsų komunikacijoje tai gali būti atotrūkis tarp dabartinės situacijos ir pageidaujamos ateities. „Mūsų klientai nori greičio, o mes vis dar dirbame su sistemomis iš 2010-ųjų.” Štai jums konfliktas, kuris verčia klausytis toliau.
Kulminacija – tai jūsų pagrindinė naujiena. Bet ji turi būti pateikta kaip sprendimas, kaip lūžio taškas, ne kaip dar vienas administracinis pokyčis. „Todėl nuo kitų metų sausio mes įdiegiame visiškai naują platformą, kuri perpus sutrumpins aptarnavimo laiką.”
Ir galiausiai – išsisprendimas. Ką tai reiškia konkrečiai jūsų auditorijai? Kokie bus kiti žingsniai? Čia teatrinė technika „denouement” padeda žmonėms suprasti, kaip ši istorija paveiks jų kasdienybę.
Personažų kūrimas: kas pasakoja jūsų istoriją?
Vienas didžiausių komunikacijos specialistų klaidų – bandymas kalbėti „organizacijos balsu”, kuris skamba kaip robotas, parašęs pranešimą spaudai. Teatre nėra beasmenių balsų – yra gyvi, kvėpuojantys personažai su savo motyvais, baimėmis ir svajonėmis.
Kas turėtų perteikti jūsų žinią? Galbūt tai CEO, kuris dalijasi asmeniška istorija apie tai, kodėl šis pokytis jam rūpi? O gal tai darbuotojas iš pirmųjų linijų, kuris gali papasakoti, kaip dabartinė situacija veikia kasdienę veiklą? Gal net klientas, kurio atsiliepimas tampa katalizatoriumi pokyčiams?
Sukurkite tikrus, autentiškus personažus savo komunikacijoje. Jei pranešate apie naują produktą, nepateikite tik techninių specifikacijų. Parodykite, kaip Rūta iš pardavimų skyriaus pagaliau galės greičiau atsakyti į klientų užklausas. Kaip Tomas iš IT nebegalės nakčių praleisti taisydamas seną sistemą. Kaip klientė Jurgita pagaliau gaus tai, ko prašė jau metus.
Personažai daro abstrakčias idėjas konkrečiomis ir svarbiomis. Jie leidžia jūsų auditorijai pamatyti save istorijoje.
Scenografija ir rekvizitas: vizualinė komunikacijos galia
Teatre scenografija nėra tik fonas – ji pasakoja istoriją. Tas pats galioja jūsų komunikacijai. Kaip atrodys aplinka, kurioje perteiksite savo žinią? Ar tai bus dar vienas PowerPoint su kulkomis, ar kažkas, kas tikrai įsiminė?
Jei organizuojate susirinkimą dėl svarbių pokyčių, pagalvokite apie erdvę. Gal verta išeiti iš įprasto konferencijų kambario? Gal susėsti ratu, o ne eilėmis? Gal ant sienų iškabinti vizualizacijas, kurios pasakoja istoriją prieš jums ištarus žodį?
Rekvizitas gali būti neįtikėtinai galingas. Viena technologijų kompanija, norėdama pranešti apie naują produkto kryptį, kiekviename susirinkimo stale padėjo po kompasą. Žinutė buvo aiški dar prieš prasidedant prezentacijai – kalbame apie krypties pasikeitimą. Paprastas, bet efektyvus.
Vizualiniai elementai turėtų stiprinti, o ne dubliuoti jūsų žodžius. Jei kalbate apie augimą, parodykite augimo vizualizaciją – ne skaičių lentelę, o kažką, kas emociškai rezonuoja. Jei kalbate apie komandos darbą, naudokite vaizdus, kurie tai iliustruoja, ne abstrakčius diagramas.
Ir atminkite – kartais mažiau yra daugiau. Teatre tuščia scena su vienu stipriu akcentu gali būti galingesnė už perkrautą dekoracijų rinkinį. Tas pats galioja jūsų skaidrėms, el. laiškams ir pranešimams.
Tempo ir pauzių menas: kada kalbėti ir kada tylėti
Geri aktoriai žino, kad pauzė gali būti galingesnė už bet kokį dialogą. Komunikacijos specialistai dažnai bijo tylos ir stengiasi užpildyti kiekvieną sekundę informacija. Tai klaida.
Kai perteikiate svarbią naujieną, leiskite jai nusilesti. Jei sakote kažką tikrai reikšmingo, sustokite. Leiskite žmonėms tai apdoroti. Tyla sukuria įtampą ir pabrėžia svarbą. „Kitą mėnesį mes atidarome naują rinką Azijoje.” Pauzė. Leiskite šiai informacijai rezonuoti prieš šokdami į detales.
Tempas taip pat kritiškai svarbus. Jei visa jūsų prezentacija vyksta vienu tempu – monotonišku, vidutiniu greičiu – žmonės išjungia dėmesį. Teatre tempas kinta: yra greitų, energingų scenų ir lėtų, įtemptos tylos momentų. Jūsų komunikacija turėtų sekti tą patį principą.
Pradėkite energingai, kad pagautumėte dėmesį. Sulėtinkite, kai norite, kad žmonės giliai apmąstytų svarbų tašką. Pagreitinkite vėl, kai pereinate prie veiksmų planų. Šis ritmo keitimas palaiko žmones budrius ir įsitraukusius.
Praktiškai tai reiškia: planuokite savo komunikaciją kaip muzikinę kompoziciją. Kur bus jūsų forte momentai? Kur piano? Kur generalinė pauzė, kuri verčia visus sulaikyti kvapą?
Emocinis rezonansas: kaip paliesti, o ne tik informuoti
Štai nepatogus tiesa: žmonės priima sprendimus emociškai ir tik tada juos racionaliai pateisinami. Teatras tai žino jau amžius. Verslo komunikacija dažnai bando ignoruoti šį faktą, laikydamasi iliuzijos, kad „profesionalumas” reiškia emocijų nebuvimą.
Bet svarbios naujienos visada sukelia emocijas – ar to norite, ar ne. Klausimas tik, ar jūs jas valdysite ir nukreipsite, ar lesite joms chaotiškai plisti. Jei pranešate apie restruktūrizaciją, žmonės jaus baimę. Jei apie naują produktą – gal susijaudinimą, o gal skepticizmą. Jei apie finansinius rezultatus – pasididžiavimą arba nusivylimą.
Efektyvi komunikacija pripažįsta šias emocijas ir dirba su jomis. Teatrinė technika „emotional truth” – emocinio tiesos momento kūrimas – čia neįkainojama. Tai reiškia būti autentišku ir pripažinti realybę.
Pavyzdžiui, jei turite pranešti sunkią naujieną, nepradėkite nuo „Džiaugiamės pranešti…” Pradėkite nuo tiesos: „Žinau, kad tai, ką ketinu pasakyti, nėra lengva išgirsti.” Šis pripažinimas iškart sukuria pasitikėjimą ir emocišką ryšį.
Naudokite istorijas, kurios sukelia emocijas. Skaičiai informuoja, bet istorijos transformuoja. „Mūsų pardavimai išaugo 23%” yra faktas. „Susitikau klientę, kuri pasakė, kad mūsų produktas leido jai pagaliau praleisti vakarą su šeima, o ne darbe” – tai istorija, kuri liečia širdį.
Improvizacija ir lankstumas: kai viskas nevyksta pagal scenarijų
Teatre yra posakis: „Planuok viską, bet būk pasiruošęs mesti viską.” Netgi su tobulu scenarijumi ir repeticijomis, gyvi pasirodymai visada turi netikėtumų. Tas pats galioja komunikacijai.
Galbūt jūsų kruopščiai suplanuota prezentacija sutrikdo techninė klaida. Gal kažkas auditorijoje užduoda klausimą, kuris visiškai pakeičia kryptį. Gal jūsų žinutė sulaukia visiškai netikėtos reakcijos. Čia improvizacijos įgūdžiai tampa gyvybiškai svarbūs.
Improvizacijos teatro pagrindinis principas – „taip, ir…” Tai reiškia priimti tai, kas vyksta, ir kurti ant to. Jei kažkas auditorijoje išreiškia susirūpinimą, nepuldinkite jo ir nebandykite ignoruoti. Priimkite: „Taip, suprantu šį susirūpinimą, ir būtent todėl…” Šis požiūris transformuoja potencialų konfliktą į dialogą.
Būkite pasiruošę keisti tempą, toną ar net turinį reaguodami į tai, ką matote auditorijoje. Jei matote sumišimą – sustokite ir paaiškinkite. Jei matote pasipriešinimą – pripažinkite jį ir kreipkitės į jį tiesiogiai. Jei matote susižavėjimą – pasinaudokite šia energija ir pagilinkite.
Praktiškai: niekada neskaitykit iš scenarijaus žodis žodin. Turėkite struktūrą, bet leiskite sau būti gyvam ir reaguoti į momentą. Tai daro jūsų komunikaciją autentiška ir įtraukiančia.
Auditorijos įtraukimas: iš žiūrovų į dalyvius
Šiuolaikinis teatras vis labiau juda link interaktyvumo – žiūrovai tampa dalyviais. Tas pats turėtų vykti su jūsų komunikacija. Svarbios naujienos neturėtų būti vienpusis transliavimas; jos turėtų tapti dialogu.
Kaip tai padaryti praktiškai? Užuot tiesiog pranešę apie pokyčius, paklauskite žmonių jų nuomonės dar planavimo stadijoje. Tai ne tik suteikia vertingų įžvalgų, bet ir sukuria nuosavybės jausmą. Žmonės labiau palaiko tai, ką patys padėjo kurti.
Susirinkimų metu naudokite technikas, kurios aktyvina auditoriją. Užuot kalbėję 45 minutes be pertraukos, įterpkite momentus diskusijoms mažose grupėse. Paprašykite žmonių pasidalinti savo mintimis. Naudokite klausimus, kurie verčia mąstyti, ne tik retoriniais.
Viena technologijų įmonė, pranešdama apie naują strategiją, paprašė kiekvieno skyriaus sukurti trumpą „scenelę” apie tai, kaip ši strategija atrodys jų kasdienėje veikloje. Rezultatas? Žmonės ne tik suprato strategiją – jie ją įsisavino ir pradėjo įgyvendinti su entuziazmu.
Skaitmeninėje erdvėje tai gali reikšti interaktyvius elementus el. laiškuose (apklausas, klausimus), komentarų skatinimą, live Q&A sesijas. Bet kas, kas transformuoja pasyvius gavėjus į aktyvius dalyvius.
Kai užgęsta šviesos: kaip žinia gyvena po premjeros
Teatre spektaklis baigiasi, bet jo poveikis tęsiasi – žmonės aptarinėja, mąsto, jaučia dar ilgai po to, kai užgęsta šviesos. Jūsų komunikacija turėtų turėti tą patį efektą.
Per dažnai komunikacijos specialistai mano, kad jų darbas baigtas, kai žinutė išsiųsta ar prezentacija padaryta. Bet tai tik pradžia. Tikrasis poveikis atsiranda po to, kai žmonės turi laiko apdoroti, diskutuoti ir integruoti informaciją į savo supratimą.
Planuokite „po spektaklio” fazę. Tai gali būti follow-up el. laiškai su papildoma informacija. Mažos diskusijų grupės, kur žmonės gali pasidalinti savo reakcijomis. Q&A sesijos tiems, kurie turi klausimų po to, kai turėjo laiko pagalvoti. Vizualiniai priminimų, kurie palaiko žinią gyvą.
Viena organizacija, pranešusi apie naują misiją, kiekvieną savaitę siuntė trumpą istoriją apie tai, kaip kažkas komandoje įgyvendina šią misiją praktikoje. Tai palaikė žinią gyvą ir aktualią, užuot jai tiesiog išgaravus po vienos dienos.
Sukurkite erdves, kur žmonės gali tęsti dialogą. Tai gali būti fizinės erdvės (reguliarūs susitikimai), skaitmeninės platformos (Slack kanalai, forumai) ar net simbolinės (vizualiniai priminimų biure). Svarbu, kad žinia netaptų vienkartinis įvykis, bet tęstinė istorija.
Ir atminkite – geriausi spektakliai palieka žmones su klausimais, ne tik atsakymais. Jūsų komunikacija turėtų įkvėpti tolesnį mąstymą, diskusijas, veiksmus. Jei po jūsų pranešimo žmonės tik linkčioja ir grįžta prie savo darbų, nieko nepasikeitė. Jei jie tarpusavyje diskutuoja, užduoda klausimus, pradeda eksperimentuoti – štai tada žinote, kad jūsų teatrinės priemonės suveikė.
Galiausiai, kaip ir teatre, sėkmė matuojama ne tuo, kaip tobulai įvykdėte scenarijų, bet tuo, kokį poveikį padarėte auditorijai. Ar jie pajuto? Ar suprato? Ar įkvėpė veikti? Jei atsakymas „taip” – jūs ne tik perdavėte informaciją, jūs sukūrėte patirtį, kuri transformuoja. O tai ir yra tikroji komunikacijos magija, kurią teatras moko jau tūkstantmečius.
